La stragrande maggioranza delle aziende italiane presenta un problema strutturale nel reperire e nell’acquisire informazioni, le quali vengono talvolta anche pagate a terzi nonostante queste siano già presenti nei sistemi informatici delle aziende stesse, si tratta di una situazione spesso caotica e difficilmente districabile, è per questo però che negli ultimi anni si è assistito ad una forte implementazione di strutture digitali capaci di semplificare l’accesso a tali informazioni, strutture di document e process management che negli anni venturi segneranno il fattore primario della competitività fra le imprese: chi riuscirà ad organizzare e gestire, e dunque utilizzare, nel miglior modo le informazioni in proprio possesso risulterà fra i vincitori di tale sfida.

Il document process management offre, dunque, l’opportunità di mettere ordine e di razionalizzare processi di produzione, lavorazione, accesso e archiviazione dei documenti. Garantisce, inoltre, che la produzione e l’acquisizione avvengano in formati consoni e in sicurezza e permette la produzione di statistiche e di dati. I vantaggi che ne derivano sono molteplici: in primis non si può non considerare una notevole riduzione dei costi mediante la semplificazione delle quotidiane azioni aziendali; un miglioramento delle performance grazie all’automatizzazione e l’ottimizzazione dei processi di lavorazione e, dunque, la riduzione del tempo richiesto per ogni azione; e, in ultimo, un assoluto miglioramento del livello di sicurezza, infatti, grazie a un buon document process management, le informazioni sensibili vengono monitorate al fine di prevenirne diffusioni accidentali verso l’esterno.